كيف تنجز المهام ذات الأولوية القصوى؟؟

كيف تنجز المهام ذات الأولوية القصوى؟؟








واحد من الأشياء الشنيعة السارقة للوقت هو المبالغة في تجاوز الوقت.
وينجح العديد من المديرين الطموحين، الذين يؤدون أعمالهم بكل تفان في
مهامهم دون أن يفكروا في الطريقة التي يؤدى بها العمل، إذ إن رغبتهم في
مجابهة تحديات جديدة وبناء قيمة لمؤسساتهم تعمي أبصارهم عن حقائق العمل
الذي يجب إنجازه خلال فترة محددة. وفي النهاية فإنهم لا ينجزون في الواقع
شيئا. وهناك عدد من المهارات التي يحتاج إليها المديرون كي ينجحوا هي:

تعرف على مسؤولياتك

تعرف على مسؤولياتك الأساسية وركز على الأهداف والمهام ذات الأولوية القصوى
مع التحول المستمر في الاستراتيجيات وفي الأولويات التنظيمية العليا فإن
ذلك لا يعتبر عملا سهلا ما يتعين عليك عمله في الوقت الراهن هو القيام
بترتيبها حسب أهميتها، اعتمادا على أيها أكثر تأثيرا محتملا على الأهداف
قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل داخل وحدتك أو شركتك وعلى سيرتك المهنية
أيضا وانظر إلى تلك التي يكون لها تأثير سلبي أكبر إذا لم يتم عملها وما ضر
لو حصلت مواجهة للصوت Sounding board في هذا الجهد. واهتم بآراء الزملاء
والمديرين وأيضا بالتقارير المباشرة للحصول على مساهمات من حين لآخر.
- تعلم كيف تفوض الآخرين تفويضا كاملا. يقدم الخبراء اقتراحين: عند القيام
بتكليف الآخرين، فكر في التناغم ما بين مهارات الموظفين والمهام التي
تكلفهم بها وتأكد من قيامك بتوجيه الموظفين إلى الموارد المعينة لهم.
يعترف الكثير من المديرين النشطين بأن فن تفويض الآخرين يعتمد على تكليف
أشخاص يعتمد عليهم، ولهذا من المهم إشراك أحد الموظفين في إحدى المهام
الجديدة بتوجيه أسئلة عليه مثل: ما رأيك في الأشياء التي يجب عملها؟ وهذا
يهيئ الموظفين لاقتراح حلول للمشاكل بأنفسهم بدلا عن تحويلها دائما إليك.
غريزة التدخل

قاوم غريزة التدخل وتبني الأشياء بسبب عدم قيام أحد الأشخاص بواجبه أو عدم
قيامه بهذا الواجب وفقا للمعايير التي حددتها وهذه مسألة صعبة، لا سيما في
وجه ذلك النوع من الضغوط التي يمر بها معظمنا هذه الأيام. ولكن إذا ما
قاومت غريزة التدخل، فإن ذلك سيوفر لك كثيرا من الوقت على المدى الطويل.
وعوضا عن ذلك قدم الدعم الذي يحتاج إليه الموظفون من أجل تسحين أدائهم وقم
بارساء شخص ما نحو أسئلة لجس النبض، وقم بإرشاد شخص ما نحو اتجاه جديد ولكن
إبق العبء الذي يؤدي إلى إحداث النتائج المأمولة، على عاتق الشخص الذي قمت
بتفويضه وفي حالة عدم قيام الموظف بالمهام التي تأملها منه، على الرغم من
التوجيه الجيد له، فعندئذ تكون قد تعلمت شيئا ذا قيمة عن قدرات ذلك الموظف،
الأمر الذي يوفر لك كثيرا من الوقت على المدى الطويل.
تعلم كيف تقول لا

تعلم كيف تقول لا عندما تهدد المسؤوليات المتزايدة فعاليتك، وكما في النقطة
السابقة، فإن قول لا أسهل كثيرا عندما تبين الأسباب التي دعتك لاتخاذ مثل
هذا القرار، وبالتالي تصبح أسباب قول ''لا'' واضحة حالما تفكر في عواقب قول
''نعم'' وبعبارة أخرى تقويض قدرتك على إنجاز الأعمال ذات الأولوية أيضا
أثناء المحادثات الصعبة، خاصة إذا كان كبار المديرين يقومون بمهمة محددة
ولهذا تأكد من أن إجابتك يجب أن تكون دائما محددة وتعبر عن استراتيجية
الشركة.












__________________
منقول